I. MỤC TIÊU VỊ TRÍ

• Đảm bảo công tác Hành chính – Nhân sự tại Hà Nội và Pù Mát được thực hiện kịp thời, đầy đủ và đúng quy trình; hỗ trợ điều kiện làm việc, tiếp nhận nhân sự, kết nối nội bộ và triển khai các hoạt động của Trung tâm tại các địa bàn được phân công.
• Làm đầu mối điều phối nghiệp vụ quản lý trang thiết bị trên phạm vi toàn Trung tâm; hướng dẫn, đôn đốc cập nhật dữ liệu, phối hợp kiểm kê, đối chiếu và tổng hợp báo cáo tình hình quản lý tài sản từ các khu vực. Đồng thời, tổng hợp và biên tập bản tin Hành chính – Nhân sự hằng tháng, thực hiện các công việc chung khác theo phân công của Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự.

II. NHIỆM VỤ VÀ TRÁCH NHIỆM

1. Thực hiện công tác nhân sự

• Theo dõi tình hình nhân sự và việc thực hiện nội quy tại Hà Nội, Pù Mát; tiếp nhận phản ánh, phối hợp xử lý và báo cáo các vấn đề phát sinh.
• Thực hiện tuyển dụng theo phân công: đăng tuyển, tiếp nhận, lưu và sàng lọc CV; sắp xếp, tham gia phỏng vấn và tổng hợp kết quả.
• Tiếp đón, hướng dẫn hội nhập cho nhân viên mới; theo dõi, đôn đốc và tổng hợp đánh giá thử việc, đánh giá cuối năm theo quy trình.
• Thu thập, kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ nhân sự tại Hà Nội và Pù Mát; cập nhật danh mục hồ sơ và chuyển giao hoặc lưu trữ theo quy trình của Trung tâm.
• Theo dõi tình trạng hồ sơ còn thiếu, hồ sơ cần bổ sung và thời hạn hoàn thiện; bảo đảm bảo mật thông tin và phân quyền truy cập theo quy định.

2. Quản lý hành chính và hậu cần khu vực

• Theo dõi vệ sinh, điện nước và điều kiện văn phòng tại Hà Nội, Pù Mát; làm việc với chủ nhà, đơn vị cho thuê và nhà cung cấp để xử lý các nhu cầu, sự cố.
• Thực hiện mua sắm, thu chi, tạm ứng, hoàn ứng và hoàn thiện chứng từ theo phê duyệt trong phạm vi được phân công; cập nhật thông tin nhà cung cấp và theo dõi chất lượng, tiến độ dịch vụ.
• Chuẩn bị hậu cần cho hội thảo, cuộc họp, đào tạo và các hoạt động được giao; xử lý, cập nhật tiến độ công việc thuộc khu vực trên Base.

3. Điều phối quản lý trang thiết bị và theo dõi phương tiện

• Làm đầu mối điều phối nghiệp vụ quản lý trang thiết bị trên phạm vi toàn Trung tâm; hướng dẫn, đôn đốc các bộ phận và đầu mối tại các địa bàn cập nhật dữ liệu trên hệ thống Base Asset theo quy trình.
• Tổng hợp dữ liệu, phối hợp tổ chức kiểm kê định kỳ, đối chiếu số liệu giữa các khu vực; lập báo cáo tình hình quản lý, sử dụng trang thiết bị và tổng hợp các sai lệch cần xử lý.
• Trực tiếp cập nhật dữ liệu, kiểm kê tài sản tại Hà Nội và Pù Mát; theo dõi việc cấp phát, bàn giao, điều chuyển và thu hồi tài sản trong phạm vi phụ trách.
• Phối hợp với các bộ phận liên quan xác minh tình trạng hư hỏng, mất mát hoặc sai lệch dữ liệu; đề xuất phương án xử lý và theo dõi kết quả thực hiện sau khi được phê duyệt.

4. Quản lý hồ sơ và hỗ trợ công cụ làm việc

• Soạn thảo công văn, hợp đồng, quyết định, thông báo theo phân công và trình duyệt; cập nhật, lưu trữ văn bản, hồ sơ và dữ liệu công việc đúng quy định, bảo đảm bảo mật và khả năng tra cứu.
• Phối hợp thực hiện công chứng, chứng thực, dịch thuật hồ sơ pháp lý khi được yêu cầu; bàn giao cho đầu mối phụ trách.
• Hướng dẫn nhân viên sử dụng hệ thống Base trong phạm vi được giao; ghi nhận, phối hợp xử lý và báo cáo các vấn đề phát sinh.

5. Thông tin nội bộ và các công việc phối hợp

• Tổng hợp, biên tập Newsletter HCNS hàng tháng; trình duyệt và phát hành theo phân công.
• Tổng hợp, kiểm kê hàng hóa gây quỹ tại khu vực phụ trách; đối chiếu số lượng, phối hợp bổ sung và cập nhật hồ sơ giao nhận theo phê duyệt.
• Tham gia các cuộc họp, hoạt động chung và thực hiện nhiệm vụ khác phù hợp với chức năng vị trí theo phân công của Trưởng phòng HCNS; báo cáo vướng mắc về tiến độ, nguồn lực và thẩm quyền.

III. YÊU CẦU ĐỐI VỚI VỊ TRÍ

1. Trình độ

• Tốt nghiệp cao đẳng trở lên chuyên ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Hành chính hoặc lĩnh vực phù hợp.
• Có kinh nghiệm thực hiện công việc hành chính – nhân sự; có khả năng theo dõi hồ sơ, mua sắm, tài sản và phối hợp công việc tại nhiều địa bàn.

2. Kinh nghiệm

• Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm về lĩnh vực Hành chính – Nhân sự.

3. Năng lực chuyên môn

• Sử dụng tốt Word, Excel, công cụ lưu trữ.
• Có kỹ năng soạn thảo văn bản, tổng hợp số liệu, đối chiếu hồ sơ, tổ chức hậu cần và lập báo cáo; trình bày thông tin nội bộ rõ ràng.
• Biết lập kế hoạch, theo dõi thời hạn và phối hợp với nhân sự nhiều khu vực; giao tiếp phù hợp với đồng nghiệp và nhà cung cấp.

4. Năng lực làm việc và phẩm chất

• Trung thực, cẩn thận, có trách nhiệm; bảo mật thông tin nhân sự và dữ liệu nội bộ.
• Chủ động phát hiện, báo cáo sai lệch; sử dụng tài sản và nguồn lực đúng mục đích.
• Tôn trọng đồng nghiệp, có tinh thần hỗ trợ và phù hợp với sứ mệnh bảo tồn của SVW.

IV. CÁC YẾU TỐ ƯU TIÊN

• Có kinh nghiệm làm việc tại tổ chức phi lợi nhuận hoặc đơn vị có nhiều văn phòng/địa bàn.

V. CƠ HỘI VÀ PHÚC LỢI

• Làm việc 05 ngày/tuần; nghỉ Thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày lễ, Tết theo quy định.
• Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN và các chế độ khác theo quy định.
• Khám sức khỏe định kỳ hàng năm.
• Môi trường làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và có ý nghĩa xã hội.
• Có cơ hội tham gia và đóng góp trực tiếp cho các chương trình bảo tồn động vật hoang dã tại Việt Nam.
• Có cơ hội làm việc với các tổ chức quốc tế, nhà tài trợ và đối tác trong và ngoài nước.

VII. CÁCH THỨC ỨNG TUYỂN

Ứng viên quan tâm vui lòng gửi CV và Cover Letter qua email [email protected], đồng thời hoàn thiện biểu mẫu ứng tuyển theo đường dẫn do Trung tâm cung cấp.

Link ứng tuyển: Tại đây

Trung tâm sẽ liên hệ trực tiếp với các ứng viên có hồ sơ phù hợp để tham gia các vòng tuyển chọn tiếp theo.

Thông tin liên hệ:

• Email: [email protected]
• Điện thoại: 0229 384 8053
• Hạn nộp hồ sơ: 30/10/2026

‍